KSeF 2026. Koniec papierowej faktury, początek cyfrowego porządku.

Słowo „rewolucja” w księgowości często budzi niepokój. W Biurze Perfekt wolimy nazywać to ewolucją. Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy w 2026 roku. Choć daty wydają się odległe, zmiana sposobu myślenia o fakturze zaczyna się już teraz.

Dobra wiadomość? Jeśli jesteś naszym Klientem, nie musisz się bać. Przeprowadzimy Twoją firmę przez ten proces „suchą stopą”.

Czym w ogóle jest KSeF?

Najprościej mówiąc: to koniec przesyłania faktur mailem w PDF-ie czy drukowania ich na papierze.

Od 2026 roku każda faktura B2B (między firmami) trafi do centralnej, rządowej „chmury”. Ty wystawiasz fakturę w programie, system KSeF nadaje jej numer i w tej samej sekundzie Twój kontrahent ją „widzi”. Bez znaczków pocztowych, bez „nie wpadło mi do SPAM-u”.

Kluczowe daty. Zapisz w kalendarzu (lub pozwól nam pamiętać)

Ministerstwo Finansów dało przedsiębiorcom więcej czasu. Nowy harmonogram wygląda następująco:

• 1 lutego 2026 r. – start dla dużych firm (obroty powyżej 200 mln zł).
• 1 kwietnia 2026 r. – start dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców (czyli większości firm w Płocku).

Co się zmieni w Twojej codzienności?

Dla wielu naszych Klientów będzie to zmiana na lepsze, choć wymaga przyzwyczajenia do nowych standardów.

• Jeden format dla wszystkich.
  Faktura przestanie być „obrazkiem” lub plikiem Word. Stanie się ustandaryzowanym plikiem XML. Koniec z pomyłkami przy przepisywaniu danych – systemy będą „rozmawiać” ze sobą automatycznie.
• Kod QR zamiast pieczątki.
  Jeśli będziesz chciał wręczyć fakturę klientowi „do ręki” (lub wysłać wizualizację PDF), będzie ona musiała posiadać specjalny kod QR. Dzięki niemu każdy łatwo sprawdzi, czy dokument jest zarejestrowany w systemie.
• Szybkość obiegu.
  Faktura jest uznana za wystawioną w momencie przesłania jej do KSeF. Data odbioru? To moment nadania numeru przez system. Żadnych sporów o daty.

Dlaczego z Perfekt jesteś bezpieczny?

Wiemy, że technologia potrafi przytłoczyć. Dlatego naszą rolą jako Twojego Nowoczesnego Opiekuna jest zdjęcie z Ciebie ciężaru wdrożenia.

• Testujemy oprogramowanie. Już teraz sprawdzamy rozwiązania kompatybilne z KSeF, aby rekomendować Ci tylko te proste i niezawodne.
• Szkolimy się. Nasz zespół jest na bieżąco z każdą nowelizacją ustawy. Wiemy o trybie offline, awariach i wyjątkach (np. faktury konsumenckie B2C, które zostają „po staremu”).
• Pomożemy wdrożyć. Gdy przyjdzie czas, nie zostawimy Cię z instrukcją obsługi. Pomożemy skonfigurować uprawnienia i pokażemy, jak wystawić pierwszą e-Fakturę.

Co możesz zrobić już dziś?

Nie musisz kupować drogich systemów ani panikować. Wystarczy, że zrobisz przegląd swojej firmy.

Zastanów się: w jaki sposób teraz wystawiasz faktury? Czy robisz to w Excelu? Jeśli tak – KSeF wymusi zmianę na profesjonalny program. Jeśli już korzystasz z aplikacji do fakturowania – upewnij się, że jej dostawca planuje aktualizację (my korzystamy tylko ze sprawdzonych partnerów).

Podsumowując: KSeF to duża zmiana, ale w Perfekt jesteśmy na nią gotowi. Dla Ciebie to po prostu kolejny etap rozwoju firmy, w którym będziemy Ci towarzyszyć.

Masz pytania o KSeF?

Nie szukaj odpowiedzi na forach. Wpadnij do nas na kawę w Płocku lub zadzwoń. Wytłumaczymy wszystko po ludzku.